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如何当好审核组长(张治国)

如何当好审核组长2009-09-16 13:13:26
根据我从事认证担任企业三标管理者代表10年,从事认证审核6年的经历,及与很多审核组长交流的心得,就如何当好组长谈一下自己的看法。

当好组长就要从流程开始。流程为:《审核组长任命书》→文件审查→审核计划→现场审核(首末次会议、内部交流、领导层交流)→审核报告→不合格关闭验证→案卷提交。

在接到《审核组长任命书》后,根据企业情况和行业特点要对企业的体系文件(手册、程序文件)进行详细的阅读,必要时要对《审核组工作手册》、《审核作业指导书》、中经科环的相关管理、技术要求及相关的专业书籍、自己收集的资料,甚至上网查询把企业的相关专业知识弄明白,这样就为以后的工作打好了基础。当好组长只有自己的综合能力强、组员才能信服你,企业才能信任你。

通过周密的前期准备,结合标准及企业实际,就可以编制文审报告,文审要精到,不要走过场,更不能给企业玩文字游戏的感觉。

编制审核计划时,要对审核组成员进行了解,必要时了解组员的个人经历和审核经验,发挥高级审核员和技术专家以及其他组员的才干,让最专业的人审核其最擅长的部门和条款,可能审核的效率和质量就会提高。组长要搞好时间管理,把整个审核过程进行周密策划,包括时间、现场、路程等,考虑各种不利因素,做好统筹安排,使审核过程有条不紊。同时将审核计划提前发至企业和审核组成员,为他们提前做准备和沟通打好基础(计划内企业的名称、电话、联系人、审核组成员及电话俱全)。

审核前,一定要让专业审核员为大家进行专业培训,不能走过场,将流程、专业特点和关键点告诉大家,便于审核时有的放矢、抓住重点,审核当中要经常交流,尤其是吃完晚饭后,大家交流一下,可以增进友谊、交流心得、交换意见,也便于组长随时掌握审核整体情况。

审核组长一定要强调审核员的行为守则,通常有以下几点:
1、严格把关,在审核员报销车费上要把关,避免不合理报销引起企业反感;
2、提醒组员要注意形象、穿着、抽烟、喝酒等,要严格遵守企业规章制度;
3、说话要和气,不要损害企业的形象,贬低咨询人员的形象;
4、避免组员利用企业电话或宾馆电话打与审核无关的事情;
5、要求不能暗示当地旅游景点,拒绝出去旅游;
6、要求不能接受企业的礼品、礼金;
7、一定要保持审核组的团结。现在有很多审核员在企业面前故意表现自己的能力,贬低其他老师,甚至在企业面前互相争执,企业很反感;
8、提醒组员不要在审核时提与审核无关的事情,现在有些审核员在审核时与企业联系是否有咨询、培训的需求;
9、提醒组员说话要有分寸,不能随便发表看法,这样容易卷入企业的纷争和帮派当中,避免产生不利和尴尬。

通过以上行为准则的提醒,审核组就能规范行为,团结协作地完成任务。

在审核当中,要求组员使用普通话、运用通俗便于理解的语言(很多审核员言必谈几点几,让企业一头雾水)、注意营造轻松和谐的气氛,切忌我问你答和审判式审核,说话和气、善于交流,抽样合理,这样就能得到企业的密切配合。

当今,企业分工越来越细、专业化程度越来越高,外包过程越来越多,但很多企业和审核员都回避外包过程,应加强对外包过程的审核。

审核后,组长要综合审核组的意见,统一思想,把开据的不合格项及需要交流的观察项进行分类,并要求组员要做好与领导层交流发言的内容,要提前做好准备,把重要审核发现和改进意见准备周全,提出的问题要切中要害、有的放矢,切忌把小问题和众多的具体问题拿来沟通。要留有余地,点到为止,多用些请参考、研究、考虑之类的语言,避免盛气凌人、用指责武断的口气讲话,这样发言就会层次清楚、重点突出,也对得起“专家”、“老师”的尊称。

对于审核记录,组长一定要进行把关,避免审核条款遗漏、内容欠缺、抽样不足,尽量避免后续的补救带来的麻烦和再要求企业提供证据的尴尬。

审核当中要客观公正,把好审核关,比如现在出现很多证据造假的情况,要复核原件,抵制不规范行为,强调遵守法律法规和满足顾客要求的重要性,让企业夯实基础,规范管理,才能永续经营。这样既提高了企业的体系运行质量,也规避了认证风险。

审核报告和不合格报告需要留给企业,因此一定要严格把关,这直接关系到对老师的尊重和认证公司的形象,要避免错字和语法上的错误,更要对标准确,让企业心服口服,报告要切合企业实际,不要应付了事。通常出现审核员字迹潦草难辨,甚至出现有不合格事实,却无不符合准则的内容,让企业成为笑料。

组长必须按审核程序开好首末次会议和领导层沟通会,不能简化程序,首末次会议必须要开,且不能一次就签完字,这样反而会得到企业的尊重,越简化程序企业越认为认证就那么回事。领导层必须参加会议和审核,审核员要加强内功,才能让领导佩服你,才能配合你,欢迎你,有一次,我参加了一个审核,企业老总说,审核组必须为企业把脉,把薄弱环节找出来,向审核组提出了挑战,当时审核组也比较认真,最后发现了企业多年来久难解决的质量问题,并提出了中肯的意见,得到了企业的高度赞赏。末次会上一定要就认证的相关程序,如监督审核的要求、稽查的情况、社会不法行为等向企业进行详细介绍,做到对企业负责。

对开据的不合格,组长要提出整改的建议,这样就会缩短关闭的时间。最后把所有的案卷安全提交审定部。

此外,审核组长要虚心学习和善于交流,不明白的要向专业老师、资深审核员学习、交流,更要善于和中经科环部门及领导进行交流,这样就会避免走弯路,提高自己,搞好服务,实现增值审核,树立中经科环良好形象。
总之,审核组长要注重学习、珍惜工作、尊重职守、履行职务,把好组内业务关,企业交流关、搞好协调关,弘扬正气,就一定能当好审核组长。 (张治国)
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