从办公室管理与员工精神状态看工作效率

本帖最后由 苟德坤 于 2012-5-7 10:53 编辑

今天（周一）早上我上班，打开办公室的门，我看到我的办公桌以及其他同事的办公桌上居然还放着一些没有及时整理的文件资料，甚至有些就翻开横七竖八的地放在桌面！再看地面，居然还能看到灰尘甚至泥土．．．．．．
　　由于上周五（2012.05.04）下午，公司开展青年员工公益劳动，我代表我们科室参加了，所以我提前下班去打扫公司生活区域的清洁卫生。因此，我把有些任务分派给其他同事去做。没曾想到，我就看到了上述的那一幕。在平时的周例会上，我基本上每次都在强调办公室的管理，虽然说不上定置化与标准化，但对于办公室里的文件、劳保用品、办公用具的摆放、清洁卫生、其他物项整理等方面我是多次强调的。我认为，办公室是一个团队办公的驻所，这个团队怎么样，工作效率、执行力如何等都可以从办公室里面可以直接看出来。
1.首先，文件与办公物项的管理。
我们每个人想必都十分清楚公司的上班时间。那么在上班时间之内我们应该
针对上班时间内开展哪些工作、完成哪些工作，然后进行计划、安排。如果办公室管理不好，太混乱，则可以说明我们的工作开展得很随意、不讲条理。比如上班时间看什么文件、从什么地方取出来的、要看什么内容、看完之后理所当然地要回归到什么地方。要不然文件太多的时候，你拿一份，我拿一份．．．．．．然后看完都不放回原位，有些工作可能涉及到相同的文件，我们从何处取阅呢？可能有时我们为找一份文件要花一个上午，找不到不说，还会影响到工作情绪甚至这种不良情绪还波及到其他同事。这样的工作场景，怎么可能有工作效率？有时候一到下班时间，就不对办公桌上的文件进行整理便直接下班。但如果每次都没有在意工作时间而出现上述情况，可以说我们的工作思路是没有头绪的。因为我们的员工不知道上班时间内应该完成什么样的工作，没有计划。既然没有计划，效率从何而来？办公室办公物项的管理，应与上述文件管理是一样的。
2.其次办公室的管理。
我经常看到有人在办公室里吃东西、喝饮料。我认为这样也会影响到工作效率。有些员工早上迟到了，便把早餐带到办公室来。其中有些味道太重，弄得整个办公室都是早餐的味道。这是公用的公共场所，你一个人方便了，你有没有考虑到其中的负面影响？特别是夏天，开着空调就必须关门，你在办公室吃完了，办公室的空气一时半会儿也缓解不过来呀。话说宽点儿，同一个办公室的人可能习惯了，大家关系好没有什么关系。那从其他部门，其他办公室过来一个人，一开门，给别人留下一个什么样的印象？假如是上级领导来检查工作纪律呢，这不是自找不痛快吗？
3.其次就是清洁与卫生问题了。
这里面有个通病，就像我们有些人洗脸一样。只知道洗“脸”，脖子不洗，眼睛、鼻子不洗，你这样不是出去闹笑话，闹难堪吗？我们的员工清扫办公室只知道清扫部分平常走动的地面，而对文件柜、窗户、文件盒、办公桌的卫生死角、办公用具（电脑、打印机、空调）的卫生可以说是不闻不问。不信现在你自己看看你的电脑主机外壳与电脑的键盘槽有多少灰尘、你自己去摸摸文件柜的顶端到底有多少灰尘、你自己去看看那些卫生死角到底有多少积留异物甚至蜘蛛网、看看玻璃、窗户槽是个什么样子、再看看你们的垃圾桶里面有多少存了多少“货”了，甚至底部垃圾可能都变异、发霉、发臭了！．．．．．．各位，你们在这样的办公环境也能做得下去？你们也忍心你们在这样的环境里面工作？你们也愿意成天把垃圾当被盖盖、当地毯踩？这样的工作环境怎么能提高工作热情，怎么提高工作效率？？暂不说个人卫生习惯了对个人的影响了。
再谈就是很多人喜欢在办公桌上养点花、种点草之类的甚至再养几条金鱼。个人品位可以理解，但要有个度，比如你不能将你的花花草草占据你太多的工作桌面；你的鱼缸肯定不能放得与电脑太近，特别是不能与电线插板离得太近。要不然，你的金鱼哪天精神亢奋，一下子跳出来随便带点水花刚好落在电线插槽上，后果可能就想多严重就多严重了。以至于你的电脑被损、电子文件没有保存好导致数据丢失、你的签字资料被水浸等等。出现这些情况，你说你忙半天给哪个忙了？
4.最后谈点员工精神方面。
我很多时候看到有些员工，就是每天早上上班那会儿，个个表情惨淡、萎靡不振。不信你观察：他们上楼梯总是一只脚老是半天抬不到上一个台阶，弄得整个办公楼梯如水堵塞。好不容易到办公室了，结果先一下爬到办公桌上，先眯一会儿再说。一天之际在于晨，并且已经洗漱了，没有理由这样啊？造成这种局面，肯定是晚上没有休息好，要么就是脑海里面根本就没有想过上班的第一件事是做什么，今天有哪些重要的工作，有哪些文件、表格是必须完成的，还有哪些报告没有交，昨天的工作到什么进展而今天继续从哪里开始做等等。精神根本就没有紧张起来，打不起精神怎么能做好工作，这种精神面貌你还希望你能做出多少效率？要是你能边打呼噜边把报表与数据作对，那还真就奇了怪了！
我没有系统地学过5S管理，我只是觉得上述问题应是我们在管理上所重视的，所有的员工应该主动、自觉去遵行与执行的。5S起初是起源于日本家庭主妇，只不过后来被石川馨博士应用于企业形成了现在的5S 管理。现在也有7S管理的说法，需要纠正的是，后面的两个S是“坚持”与“习惯”而并非是英语中的“节约”与 “安全”的缩写。节约、安全与前面的5S风马牛不相及。我曾经到过一家日企，我前脚一踏进公司的办公大楼，我就立刻能感觉到得公司里面什么东西都摆放有序，而且人员的精神面貌、办公区域的环境卫生给人的感觉确实很舒服而无所挑剔。那种印象至今不忘。
有些公司在定置化或企业文化或工作纪律里面已经有形成文件的程序，但细微之处与员工的执行力才是最为重要与关键的。