质量工作中的工具-----会议

本帖最后由 dream.weaver 于 2011-11-13 10:08 编辑

有事才议,有议必决!
有一次和上面的领导在一起说起会议.我说,会议是因为大家存在不同的看法,聚到一起讨论把事情解决掉的手段.他也抱怨说会议是用来干什么的,是用来宣导一些事情的,没有事情宣导还开什么会......那一刻我的心开始荒凉,对这家公司开始绝望起来.宣导的话,邮件就可以了......
下面我想来说会议怎么开,如果大家有更好的看法,还请提出来帮助我提高!
1. 首先是什么时候发起会议:当大家在邮件里面已经开始踢皮球的时候,当出现重大异常,各个部门需要快速做出反应的时候,所说之事,所谈之事涉及的人或部门比较多的时候等等.我们需要开会了.
2.召开会议的人:发起人应该提前一天发出邮件邀请与会人员,越是重大的会议,涉及的人越是重要,这种邀请越要提前.如果邀约地太早,会议前一天,可以发个邮件友情提醒下.在邀约的同时,要通知会议时间,会议地点,与会人员也可以要求一下.同时也要把会议的title给出来.也就是我们要通过此次会议解决掉哪些事情.
3.会议的资料:针对会议title,我们需要做一份meeting material.尽可能收集全所需要信息.即使是现成的资料,也请把凌乱的资料整理到一个文档里面去.不要在会议上找资料.
4.会议主席.通常情况下,发起人就是chairman,chairman需要提前到会议室,准备好会议室所需物品,比如投影仪,饮料等等......并且chairman有责任把整个会议串起来,不至于大家都不发言,都不说话.
5.会议记录.在我眼里,这个是最重要的一件事.我自己召开的会议,一般都是我自己做会议记录.因为大家的出发点不一样,会议记录写出来也是不一样的,但是整个会议的有效性,应该是发起人最关心的,所以由发起人发出会议记录是最合适的,也最切中重点.如果发起人在会议中很忙的话,也可以在会议上指定人做会议记录.但是事后邮件的内容,个人更倾向於发起人发出来.
既然说到我觉得最重要的就是会议记录,那么我们就也说下会议记录要怎么做.
A:交代时间,地点,与会人员(小说三要素,o(∩_∩)o...)
B:每个title下面有哪些事情需要完成,每件事情的责任人是谁,完成时间是什么.以及一些决断性的结果.
C:attach上当时的会议资料.
6.tracking会议记录中的各item:会议记录发完以后,一定要tracking里面的各item,等所有的item都关闭的时候,这个会议才算完整的结束.如果是一个比较大的title,也可以用会议来tracking.但是每次会议还是要做会议记录.