如何开审核报告

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如何开审核报告
审核
本帖最后由 hnwang 于 2009-7-7 11:33 编辑

质量管理体系审核如何开不符合报告

国际标准化组织负责编制ISO9001国际标准的176质量管理和保证委员会（ISO/TC176）和国际授信论坛（IAF）的专家、审核员和参与者组成了一个非正式的ISO9001审核实践小组。该小组已经编写了一系列有关质量管理体系审核的观点、例子和解释性的指导文件和报告。本文仅仅摘译其中部分内容，供参考。不能把这个作为标准对质量管理体系的补充要求。不能把它作为根据来开不符合报告。仅供参考。

如何编写不符合报告

2005年2月10日

质量管理体系审核的目的是为了确定体系是否已经建立、有效运行、得到正常维持。如果您的组织通过ISO9001：2000质量管理体系认证的话，就必须满足这个标准的要求，体系审核应当强调为了取得客观证据证明符合标准要求，不是为了开不符合报告。

因此，审核员必须以积极的态度取证而不是挑毛病。但是，当我们发现有不符合的客观证据，那么，正确编写不符合报告是很重要的。

什么是不符合？根据ISO9000：2000第3.6.2条定义是，没有满足要求。

形成一份不符合报告，必须包括以下三方面内容（宏年咨询注：并不要求一定要有三条文字来描述）：

1、支持审核发现问题的客观证据；
2、您认为不符合的依据是什么？把要求写下来。
3、写出一条不符合问题的声明条文。

以上三条中，审核发现的客观证据是首先必须识别和加以文件化的。因为，有能力的审核员往往在审核过程中，会发现很多，在他（她）看来有可能是不符合的情况。但是，在那个时候还不能完全肯定是否不符合。于是，他（她）会把这些情况记录在审核笔记中，然后，进一步取得客观证据，以便证实的确是一个不符合。

没有审核客观证据来证明，也就谈不上不符合。如果有客观证据证明的确是不符合，一定要写不符合报告，不能把不符合问题软化成“观察”项、“有待改进机会”项、“建议”项等。这样做，不会引起被审核方对不符合问题的重视，不去及时采取纠正措施，从长远来看，无论对被审核方、他们的顾客以及认证机构都是没有好处的。

审核发现应当加以文件化，而且要写得具体，确保被审核方能发现和肯定审核员发现的是什么问题。

下一步审核员必须记录不符合的那个特定要求是什么。切记，如果审核员不能识别要求，那么也就不可能写出不符合报告。

这里的“要求”有可能有好多出处。譬如，可能是ISO9001：2000标准的要求，也可能是组织管理体系的内部要求。或者是顾客的要求。这些要求都应当是适用的要求。每当肯定某一特定要求没有得到满足，那就必须写不符合报告。这里的记录也许只要引用标准和有关的条文就可以了。（宏年咨询注：1、不符合哪点要求的内容写出来比较好。让看报告人一看就知道，不符合哪点要求。如果只引用条文号码，不写内容，不熟悉条文的人还要去查该文件，不方便。2、并不要求针对每个不符合的事实写一份报告，应当把有关的事实集合起来，从系统角度来写不符合问题的声明。）

（注：ISO9001标准中的条款包括好多条要求。审核员应当识别和记录和不符合问题有关的特定要求。譬如，写出标准条文中和审核发现问题有关的具体条文内容。对其他要求来源同样也要这样做。）

不符合报告中最后一部分，也是最重要的内容，是写一段不符合问题的声明。这个不符合问题的声明会驱动被审核方组织发起对不符合问题的原因分析、纠正和纠正措施。

不符合问题声明应当是：
1、 一看就明了的，是和系统有关的问题；
2、 不含糊的、用词正确的，而且是简明扼要的；
3、 它不应当是审核客观证据的重复声明，或者用它来替代审核客观证据。

总之，不符合报告要包括以下三方面内容：

1、支持审核发现问题的客观证据；
2、您认为不符合的依据是什么？把要求写下来。
3、写出一条不符合的声明条文。
假如不符合报告中这三部分写得很好，被审核方或者任何有知识的人看了以后都能看懂不符合的问题是什么。也可以作为以后参考有用的记录。

为了便于可追溯，便于以后评审有没有得到改进，作为证实纠正措施有效的客观证据，对不符合问题的记录和文字报告有必要加以系统化。最简单的做法就是设计一份表格。见附录（从略）。

原文可查阅 www.bsi.org.uk/iso-tc176-sc2 或者www.iaf.nu。