请大家参与参与讨论

最近公司内审,开了一个不符合项,提出的不符合项:"发现有一份图纸新版次下发后,老版本图纸没有收回"不符合4.2.3的规定,
真实的情况是:正常情况下,我公司的资料员发新图时,旧图是现场收回的,但是经常有这样的情况,资料员发新图时,部门的图纸或资料经常当时找不到或者在现场工艺员手上,但是资料员又不会一直等到部门资料员找到旧图纸为上,只有先发出去,事后没有回收,甚至也有丢失的现象.
根本原因我认为:1\部门的图纸管理制度不完善,没有借阅和使用台账.
2\对于旧图纸的回收情况(有一个叫文件回收及时率的指标)没有定期进行真正的监督.
纠正:就是将该文件的前版次收回;
纠正措施:就是要求部门建立管理台账;同时,规定对文件回收情况监督管理方法;另外就是对新的管理办法的学习和宣贯
举一反三: 就是复查所有的文件发放回收记录.

以上的原因分析及措施合理,有效吗,请各位不吝赐教