如何开会

有沒有发现？
你有一半的时间都浪费在……

开会？！
盘点你的会议成本
算算看，你一周内总共：
• 开了几个会？
• 为会议花掉多少时间？
• 因为开会达成几项共识？
• 因为开会完成几个结论？
• 因为开会加了多久的班？
• 因为开会失去多少关键时刻？
• 因为开会Delay多少工作？
为什么要开会？
开会让你…
• 小组面对面沟通
• 众多讯息一次交流
• 融合意见凝聚共识
• 分派工作，公平合理

但开会也让你…
• 工作时间被分割
• 人多口杂，讨论耗时
• 晚上加班
• 特殊问题还是个别沟通
• 没有产能
• 别人发言比自己开口多
• Delay重要工作或客户
开会有什么意义？
一家公司的开会效率与执行 　　　决定了企业的竞争力

每个人都在开会，但如何才能开好会？
为什么有这么多会要开？
• 现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要
但会议却占据了企业活动大部分的精华时间
• 工作时数越长，开好会企业更显重要
• 现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要
但会议却占据了企业活动大部分的精华时间
• 工作时数越长，开好会企业更显重要
et Meeting调查结果：美国上班族
每周平均参加十个会议
约占每周工作时间一到一天半
经理人每周有一半以上时间在开会
57%的上班族开会前心情紧张
上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的
•

靠开会也可以赚钱
• 日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，
未来三年预计还可省下三百亿日圆
所以，有效开会，稳赚不赔！

• 精准计算会议成本：
会 议 成 本=人数 x 时间 x 薪资单价
会议报酬率=会议成本：会议效益
• 日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，
未来三年预计还可省下三百亿日圆
所以，有效开会，稳赚不赔！

• 精准计算会议成本：
会 议 成 本=人数 x 时间 x 薪资单价
会议报酬率=会议成本：会议效益
现在最Hot 的开会方式
产品周期愈来愈短，开会需求也愈来愈随机~~
主流一：行动会议
只要有需要，到处都可以开会
办公家具可随时调整成会议场合以满足会议需求

• 主流二：虚拟会议
利用电话进行跨国会议
利用虚拟视讯，打破会议的时空限制
现在最In的动脑会议守则
因为没有人像每一个人一样聪明』，所以：

一、不要想过头
二、脑袋大接力
三、给自己海阔天空的发想
四、保持动脑不断电


※贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则
别人怎么开会？
IBM怎么开会？
实例：IBM
• 网上预约会议室
• 与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久
• 正式会议
• 会议时间延长，会出现警示音提醒
• 　在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，
决定了公司的竞争优势
CEO怎么开会？
CEO怎么开会？
• So-net ˙李岳奇：
关键在最后十分钟
会议法宝：笔记型计算机
会议要诀：会议结束最后十分钟，纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者。
– 鸿海精密˙郭台铭：
会议条列，会后贯彻执行
会议法宝：白报纸+海报架
会议要诀：一条一条写下再明确
不过，更不会有模糊的争议空间。
– 联强国际总裁˙杜书伍：
利用视讯随时参与国内外正在举行的会议
• 中国商银总经理˙蔡友才：
不预设立场鼓励发言，会议结束前总结并决议
• 奥美广告前董事长˙庄淑芬：
大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意
• 智邦科技副总经理˙林子超：
圆形会议室，鼓励「没大没小」
• 麦肯锡副董事˙林绍婷
每一位员工都有表达不同意见的义务
『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂

• 会议前置：
 测试简报系统运作
• 会议开始：
 报告背景 (Briefing)
 动脑时间 (40分钟是脑力激荡的上限)
 中场休息 (整理并挑出几个值得讨论的idea)
 最后讨论，去芜存菁
• 会议结束

宝侨家品怎么开会？
「议后速决，决后速行」~P&G
 事前议程规划清楚
 利用信息系统开跨国会议
 会议主持人开宗明义说明结论与议程
 把事情说清楚，Alliance！
 申请一个项目网络空间，将数据归档
 开设「会议」檔，决议内容、执行人、执行日清清楚楚
 事后纪录明白，会议记录成为行动方案
日本人怎么开会？
日本大肆展开会议革命
• 会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意
• 会议革命：
1. 废除不必要的会议
2. 排除不需与会的主管
3. 强调准时开始、结束
4. 重视开会结论
5. 提高会议生产力，强化企业竞争力
丰田汽车办公室标题：

开会要有实际效果
只开有实际效果的会议
准时开始，最好一小时内结束
重点在实际行动
日产营收大跃进
强调「Value First 」+「Value Up」的跨部门会议
• 不请决策者参加，以免影响讨论方向
• 时间以「分」为单位清楚划分
• 会议有「保密协议」，不分职位高低畅所欲言
• 让员工接受「会议召集人」的专业训练
• 会议召集人保持立场中立，全力协助会议顺利进行

「日产亮丽的成绩背后，是成功的会议」~日经商业周刊指出
日本企业开会诀窍
• Watamt Feed Service：速会、速决、速做
• 花王企业：开放空间开会
有机动性、信息快速共享、实时决策
• ２１眼镜联锁店：不开会代替开会
以电子会议节省会议时间
• 日本甲骨文：双色会议室，两种使命感
红色房间通知加级、升官；青色房间作为讨论与训话场所
• 葛利佛国际：透明会议室，效率无障碍
透明会议室就是落实公开精神，无形中也提升会议效率
你该怎么开会？
开会前
6 项准备
开会前的重要步骤有哪些？

[]先决定会议希望达成的结果[/][]想想会议是否有必要召开[/][]邀请适当的人出席[/][]准备背景资料[/][]设定会议纲领及时间表[/][]预先设想可能的冲突[/]

开会中
3 大陷阱
开会时要克服哪些状况？
1.一进会场士气散漫，没有参与感

[]偏离主题[/][]点子干枯，鸦雀无声[/]

开会后
3 项追踪
开会结束时要回顾哪些重点？

[]行动项目[/][]决议[/][]开放议题[/]

日本人钻研开会的战略
教你怎么开会开出竞争力
参考一：会议规则
• 仔细倾　听　他人发言
• 主动　思考　问题在哪里
• 为他人打气并　提案
• 贡献如何『打胜仗』的　智慧
• 互相　咨询讨论
• 根据　事实
• 先做　做　看
参考二：改革会议重点
改革会议三大重点

• 紧张感：没有紧张感就不是会议
• 沟通：拿出一决胜负的态度唇枪舌战的讨论
• 决定未来发展的『创造性』
参考三：改革会议项目
• 领导作风
• 掌握会议重要决策的关键时刻
• 藉思考法、基础技术、工具等活化组织，提升思考性会议
3思考：从零出发思考法、纲要思考法、选择思考法
3基础：参与态度、结构化、本质化
3工具：逻辑树、矩阵排列、过程分析
• 磨练报告技巧，强化会议活力
　3技巧：存在感、剧本撰写技巧、传播技巧
• 从『空间』和『工具』思考未来的会议
只要改革会议，企业就能变革
只要开好会议，个人就有竞争力
你　准备好怎么开待会儿的会了吗？