怎样与上司沟通

导 言

人人都有自己的上司。上至国家上司，下至普通百姓，都是如此。只是人们的叫法不同，有的叫“领袖”，有的叫“老板”，也有的叫“头儿”，总之都是一种人，那就是上司你的人。对你的上司，你可能把它看作自己的朋友，也可能把它看作自己的“敌人”。但是无论如何，你的上司毕竟是你的上司，既然如此，倒不如运用你的沟通技巧，请他站到你的这一边，“化敌为友”，与上司建立良好的人际关系。这样，你们双方都会感到很愉快。


向上司请示汇报的程序和要点

(一)向上司请示汇报的程序

1．仔细聆听上司的命令
一项工作在确定了大致的方向和目标之后，上司通常会指定专人来负责该项工作。如果上司明确指示你去完成某项工作，那你一定要用最简洁有效的方式明白上司的意图和工作的重点。此时你不妨利用传统的5W2H的方法来快速纪录工作要点，即弄清楚该命令的时间（when）、地点（where）、执行者（who）、为了什么目的（why）、需要做什么工作（what）、怎么样去做（how）、需要多少工作量(howmany)。在上司下达完命令之后，立即将自己的记录进行整理，再次简明扼要地向上司复述一遍，看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方，并请上司加以确认。如上司要求你完成一项关于ABC公司的团体保险计划，你应该根据自己的记录向上司复述并获取上司的确认。你可以说：“总经理，我对这项工作的认识是这样的，为了增强我们公司在团体寿险市场的竞争力（why），您希望我们团险部门（who）不遗余力（how）于本周五之前（when）在ABC公司总部（where）和他们签订关于员工福利保险的的合同（what），请您确认一下是否还有遗漏。”如果上司对你关于目标的理解点头认可了，那么你们可以进入下一个环节。

2．与上司探讨目标的可行性
上司在下达了命令之后，往往会关注下属对该问题的解决方案，他希望下属能够对该问题有一个大致的思路，以便在宏观上把握工作的进展。所以，作为下属，在接受命令之后，应该积极开动脑筋，对即将负责的工作有一个初步的认识，告诉上司你的初步解决方案，尤其是对于可能在工作中出现的困难要有充分的认识，对于在自己能力范围之外的困难，应提请上司协调别的部门加以解决。比如上例中关于争取ABC公司的员工福利保险合同这个目标，你应该快速的反映行动的步骤和其中的困难。

【自检】
你所负责方案的可行性和有可能出现的障碍是什么?
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3．拟定详细的工作计划
在明确工作目标并和上司就该工作的可行性进行讨论之后，你应该尽快拟定一份工作计划，再次交与上司审批。在该工作计划中，你应该详细阐述你的行动方案与步骤，尤其是对你的工作时间进度要给出明确的时间表，以便于上司进行监控。

【自检】
请写出一份关于你的行动方案的的计划书。
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4．在工作进行之中随时向上司汇报
现在，你已经按照计划开展工作了，那么，你应该留意自己工作的进度是否和计划书一致，无论是提前还是延迟了工期，你都应该及时向你的上司汇报，让上司知道你现在在干什么，取得了什么成效，并及时听取上司的意见和建议。

5．在工作完成后及时总结汇报
经过你和部门同事的共同努力，你们终于完成了这项工作，获得了ABC公司的团险保单，当大家都在兴高采烈地欢庆成功之时，作为部门主管的你仍不应该有松懈的理由。你应该及时将此次工作进行总结汇报，总结成功的经验和其中的不足之处，以便于在下一次的工作中改进提高。同时不要忘记在总结报告中提及上司的正确指导和下属的辛勤工作。至此，一项工作的请示与汇报才算基本结束。
千万不要忽视请示与汇报的作用，因为它是你和上司进行沟通的主要渠道。你应该把每一次地请示汇报工作都做得完美无缺，上司对你的信任和赏识也就会慢慢加深了。
请填写以下关于向上司请示与汇报的工作单，思考一下你的请示与汇报工作是否做到了尽善尽美？
◇如何记录命令要点？
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◇如何制定详细的工作计划？
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◇如何确定工作时间表？
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◇如何根据工作时间表把握工作进度？
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◇如何及时向上司反馈信息？
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◇总结汇报时做到要点突出、层次清楚了吗？
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(二)请示与汇报的基本态度

1．尊重而不吹捧
作为下属，我们一定要充分尊重上司，在各方面维护上司的权威，支持上司的工作，这也是下属的本份。首先，对上司工作上要支持、尊重和配合；其次，在生活上要关心；再次，在难题面前解围，有时上司处于矛盾的焦点上，下属要主动出面，勇于接触矛盾，承担责任，排忧解难。

2．请示而不依赖
一般说来，作为部门主管在自己职权范围内大胆负责、创造性工作，是值得倡导的，也是为上司所欢迎的。下属不能事事请示，遇事没有主见，大小事不作主。这样上司也许会觉得你办事不力，顶不了事。该请示汇报的必须请示汇报，但决不要依赖、等待。

3．主动而不越权
对工作要积极主动，敢于直言，善于提出自己的意见。不能唯唯喏喏，四平八稳。在处理同上司的关系上要克服两种错误认识：一是上司说啥是啥，叫怎么着就怎么着，好坏没有自己的责任；二是自恃高明，对上司的工作思路不研究，不落实，甚至另搞一套，阳奉阴违。当然，下属的积极主动、大胆负责是有条件的，要有利于维护上司的权威，维护团体内部的团结，在某些工作上不能擅自超越自己的职权。

与各种性格的上司打交道技巧

由于个人的素质和经历不同，不同的上司就会有不同的上司风格。仔细揣摩每一位上司的不同性格，在与他们交往的过程中区别对待，运用不同的沟通技巧，会获得更好的沟通效果。

(一)控制型的上司特征和与其沟通技巧

1．性格特征
◇强硬的态度；
◇充满竞争心态；
◇要求下属立即服从；
◇实际，果决，旨在求胜；
◇对琐事不感兴趣。

2．与其沟通技巧
对这类人而言，与他们相处，重在简明扼要，干脆利索，不拖泥带水，不拐弯抹角。面对这一类人时，无关紧要的话少说，直截了当，开门见山地谈即可。
此外，他们很重视自己的权威性，不喜欢部下违抗自己的命令。所以应该更加尊重他们的权威，认真对待他们的命令，在称赞他们时，也应该称赞他们的成就，而不是他们的个性或人品。

(二)互动型的上司特征和与其沟通技巧

1．性格特征
◇善于交际，喜欢与他人互动交流；
◇喜欢享受他人对他们的赞美；
◇凡事喜欢参与。

2．与其沟通技巧
面对这一类型上司，切记要公开赞美，而且赞美的话语一定要出自真心诚意，言之有物，否则虚情假意的赞美会被他们认为是阿谀奉承，从而影响他们对你个人能力的整体看法。
要亲近这一类人，应该和蔼友善，也不要忘记留意自己的肢体语言，因为他们对一举一动都会十分敏感。另外，他们还喜欢与部下当面沟通，喜欢部下能与自己开诚布公地谈问题，即使有对他的意见，也希望能够摆在桌面上交谈，而厌恶在私下里发泄不满情绪的部下。

(三)实事求是型的上司和与其沟通技巧

1．性格特征
◇讲究逻辑而不喜欢感情用事；
◇为人处事自有一套标准；
◇喜欢弄清楚事情的来龙去脉；
◇理性思考而缺乏想象力；
◇是方法论的最佳实践者。

2．与其沟通技巧
与这一类上司沟通时，可以省掉话家常的时间，直接谈他们感兴趣而且实质性的东西。他们同样喜欢直截了当的方式，对他们提出的问题也最好直接作答。同时，在进行工作汇报时，多就一些关键性的细节加以说明。
具有…上司风格的人 倾向于…
控制型 直接下命令，不允许部下违背自己的意志，关注工作的结果而不是过程。
互动型 亲切友善的与部下相处，愿意聆听部下的困难和要求，努力营造融洽的工作氛围。
实事求是型 按照自己的行事标准要求部下，注重问题的细节，善于理性思考。
你和你的上司已经共事了一段时间，请你判断你的各级上司都是具有何种上司风格的人，思考一下如何与他们更好的沟通？
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说服上司的技巧

对于上司的指示，要认真执行。那么，怎样说服上司，让上司理解自己的主张、同意自己的看法呢？请看以下要点：

(一)选择恰当的提议时机

刚上班时，上司会因事情多而繁忙，到快下班时，上司又会疲倦心烦，显然，这都不是提议的好时机。总之，记住一点，当上司心情不太好时，无论多么好的建议，都难以细心静听。
那么，什么时候会比较好呢？我们通常推荐在上午10点左右，此时上司可能刚刚处理完清晨的业务，有一种如释重负的感觉，同时正在进行本日的工作安排，你适时的以委婉方式提出你的意见，会比较容易引起上司的思考和重视。还有一个较好的时间段是在午休结束后的半个小时里，此时上司经过短暂的休息，可能会有更好的体力和精力，比较容易听取别人的建议。总之，要选择上司时间充分、心情舒畅的时候提出改进方案。

（二）资讯及数据都极具说服力

对改进工作的建议，如果只凭嘴讲，是没有太大说服力的。但如果事先收集整理好有关数据和资料，做成书面材料，借助视觉力量，就会加强说服力。

案例研究
A主管：关于在通州地区设立灌装分厂的方案，我们已经详细论证了它的可行性，大概3～5年就可以收回成本，然后就可以盈利了。请董事长一定要考虑我们的方案。
B主管：关于在通州地区设立灌装分场的方案，我们已经会同财务、销售、后勤部门详细论证了它的可行性。根据财务评价报告显示，该方案在投资后的第28个月财务净现金流由负值转为正值，这预示着该项投资将从第三年开始盈利，经测算，该方案的投资回收期是4-6年。从社会经济评价报告上显示，该方案还可以拉动与我们相关的下游产业的发展。这有可能为我们将来的企业前向、后向一体化方案提供有益的借鉴。与该方案有关的可行性分析报告我已经带来了，请董事长审阅。
上述两位主管的报告，显然B主管更具说服力，所以，上司感到比较满意。
记住：只有摆出新方法的利与弊，用各种数据、事实逐项证明，才能让上司不认为你有头脑发热、主观臆断的嫌疑。

(三)设想上司质疑，事先准备答案

上司对于你的方案提出疑问，如果你事先毫无准备，吞吞吐吐，前言不搭后语，自相矛盾，当然不能说服上司。因此，应事先设想上司会提什么问题，自己该如何回答。

【自检】
思考一下，假如要你就设立灌装分厂一事回答上司的提问，你应该做哪些准备？
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(四)说话简明扼要，重点突出

在与上司交谈时，一定要简单明了。对于上司最关心的问题要重点突出、言简意赅。