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最细的工作交接--DCC交接记录--不会的人看过就会啦!!!

:P 各位网友,以下为本人直接负责管理之DCC人员交接记录,供各位参考!

1.0日常管理体系必须执行之工作

1.1 FLC-OP-01《文件和资料管制程序》

1.1.1新订、修订、废止文件

各部门有新订、修订文件时,先将文件原稿送至文控中心确认其格式、编号、版本(版本版次顺序A/0、A/1、A/2、A/3、A/4、A/5、B/1…)等,必要时确认其内容。每份受控文件必须附上“文件新订/变更申请书”。确认没问题则在原稿背面左下角盖蓝色“文件发行章”交回责任部门文员送会签。会签OK后视需要份数复印后在正面盖上红色“受控文件”章(一般在正面的右下角),登记于“文件分发/回收登记表”上要求各责任部门签收。每份受控文件必须做如下登录:电脑电子档“文件存档目录”、文件夹里的手写“文件存档目录”、“文件分发/回收登记表”,修订文件旧版归档原稿(盖上“作废”章写上日期与修订原因,不需打“×”)、登记在“作废文件登记表”上,“文件分发/回收登记表”上的旧版次要在回收栏签字与注明作废日期,按当时的分发份数回收旧版文件。一般情况下文件都作受控管理,若有指定仅作参考用则盖“参考文件”章发行,可不作回收,但最好按受控的形式管制。

各部门有丢失或需增发已发行过的受控文件时,需填写“文件增/补发申请单”方能办理;破损的文件直接持破损稿更换即可。按部门对“文件新订/变更申请书”、“文件增/补发申请单”的管理编号作编号管理。

各部门有废止文件时,填写“文件新订/变更申请书”经责任部门会签后送文控中心核对,可废止时按废止文件当时分发的份数回收,并在“文件分发/回收登记表”回收栏签字与注明作废日期,作废原稿盖“作废”章归档、登记“作废文件登记表”。作废后的文件编号在有新增文件时代替上。

当别部门需向文控中心借阅文件时,需在“物品借用登记表”上登记。

1.1.2金型图面的分发、回收、保存、管理

新订、修订的流程按1.1.1执行。对每套金型图面需作成“金型部品履历表”,修订时在“文件分发/回收登记表”上的备注栏注修订的部番与日期,在“金型部品履历表”上登记部番变更的履历。

按每月一个单位存档金型图面,若一个月仅有少数时可数月整合一起订册,或一个月有数套金型图面时可分数册管理。参照归档的金型图面办理。

1.1.3外来图纸的分发、回收、废止

由营业课接收顾客的外来图纸(含顾客外来基准等)转交文控中心,接收的图纸需在“客供资料管理表”上登记(文件上是营业课记录文控中心签收,你们两个部门自行协商,参考《电子档管理作业指导书》)。分顾客编号,版本版次按顾客的图面,若顾客图面没有版本版次按公司管理体系文件执行。

1.1.4《质量手册》的修订,《质量手册》的文件编号需由FLC-QM-01变更为FLC-QM,在《质量手册》有别的内容需要修订时再同时转按过来,现时暂不需变更。

1.1.5《环境手册》的新订,由管理者代表(王生)编制草稿,文控按固定的格式排版(参照质量手册),先用废纸打印出来阅读,修改语句与错别字,再呈管理者代表(王生)确认,修改无问题后正式打印送各部门课长、工场长、总经理会签,最后盖上“文件发行章”与发行日期复印9份盖“受控文件”章分发总经理、工场长(由业务组存档)、营业课、行政组、仓库组、金型课、成形课、涂装课、品证课。

1.1.6管理体系共有31个程序文件,FLC-OP-01~FLC-OP-21为质量管理体系与环境管理体系共用,是修订版,已经在执行,若在执行过程中有不适应的可由责任部门提出修订的申请,文控中心验证其修订后的可行性。FLC-OP-22为新订的质量管理体系与环境管理体系的共用程序文件,FLC-OP-23~FLC-OP-31为环境管理体系新订的程序文件,其内容在试运行阶段,若在执行过程中有不适应的可直接修订更换其中修订部分(仅限于第一次执行未留下记录证据时),若已执行一段时间后需修订则按1.1.1流程办理。

1.1.7三阶文件即各部门的流程作业指导书、机器操作指导书等,分部门管理。需新订、修订、废止时按1.1.1流程执行。

《仓库管理作业指导书》的文件编号要由FLC-WI-SD-001修订为FLC-WI-WH-001,现时要完善文件的内容。结合现状与环境管理体系的需要等,让王生拟订修订版,与工场长协商后执行修订事宜。

《“6S”管理规定》的重新修订,把全公司的范围都列进去,附件的表单取消掉,因在执行ISO14001环境要求自然会达到。

1.1.8顾客部品作业指导书是为随程序文件、三阶文件一并审核的表单做成需受控的技术类文件,含有“成形条件表”、“成形作业指导书”、“涂装作业指导书”、“检查基准书”、“包装仕样书”、“QC工程图”,按顾客分类,每一个部品必须有“成形条件表”、“成形作业指导书”、“检查基准书”、“包装仕样书”,均有固定的格式,有新订、修订时必须按文件要求验证其内容的正确性。



1.2 FLC-OP-02《记录管制程序》

1.2.1表单是随程序文件与三阶文件一并审核的,所有的表单登记在“记录登记表”上,当有新增、修订表单时需及时更新“记录登记表”。“记录登记表”需发放各部门,保持最新的版本使用。

1.2.2各部门按“记录登记表”上的保存期限保存记录,当到期时由各部门提出“记录报废申请单”送文控中心核对无问题后,由各部门对超出保存期限的记录报废、销毁。

1.2.3所有的记录不得涂改,若写错字运用技巧,或者按文件规定画双线签字。



1.3 FLC-OP-03《信息沟通管制程序》

1.3.1当有信息需在各部门间传达时,提出“内部联络单”发放各责任部门;需与外部相关方(如顾问公司、认证机构)联系时,发出“FAX联络单”;当需召开会议时,发出“会议通知单”于各责任部门,会议时需签“会议签到表”,并对会议内容记录“会议记录表”,发行各参会部门。

1.3.2联络的内容需作追踪结案,牵涉到连贯性追踪的可作成“追踪表”的形式,电脑四阶文件里有格式。



1.4 FLC-OP-04《管理评审管制程序》

1.4.1在内部审核报告提出一个月内需作管理评审,原则上为每年的1月、7月。在内部审核进行期间就要通知各部门准备管理评审的资料,并作成“管理评审计划表”(输入的内容请教顾问老师作详细点),要求各部门按计划表的内容报交资料予文控中心审核。管理评审由总经理、工场长、管理者代表、各部门课长(主管)参加,会议上需作成“会议记录表”,会后编制“管理评审报告”,需改进的方案开出“不符合事项改进报告”发放责任部门,期限对策并执行。

1.4.2管理评审的结议事项必须追踪结案,作成“追踪表”的形式追踪。管理评审的所有记录必须签到总经理。管理评审后的记录须分发各部门。

1.4.3具体的执行过程参照归档的管理评审资料。



1.5 FLC-OP-05《人力资源管制程序》

1.5.1当本部门须对其它部门提出教育训练要求时,发出“教育训练申请/通知单”予需训练者,并作成“教育训练记录表”,最后将记录送行政组作登录与存档。

1.5.2管理者代表(王生)尽快发出管理者代表任命书,确定其有效的职责。张立芳在试用期满后提出“教育训练申请/通知单”,由管理者代表(两个)做讲师培训,并作成“教育训练记录表”交行政组登录,并由行政组发出“上岗证”。

1.6 FLC-OP-16《顾客满意度调查管制程序》

1.6.1每三个月/次业务组发出“顾客满意度调查表”向顾客调查满意度,最后统计作成“顾客满意度统计表”,提交一份至文控中心。若满意度达标则归档备管理评审用,若不达标则由文控开出“改进对策依赖书”要求业务组限期内对策,对策的可行性予下次满意度调查时作追踪。

1.7 FLC-OP-17《内部审核管制程序》

1.7.1每年的6月、12月需定期作内部审核(特殊情况发生时可临时召开),有内审资格证的才可做内审员,找陈木樱或自己调查公司内所有有资格的人员,把证书复印一份存档。发出“内部审核计划表”确定审核的审核员、审核部门、审核时间等,审核员不得审核自己管辖范围的部门。首次会议需发出“会议通知单”,签“会议签到表”,作成“会议记录表”。审核前各审核员作成“内部审核查检表”。末次会议后发出“不符合事项改进报告”,做出“内部审核总结报告”,并追踪结案。

1.7.2内审报告需提交总经理确认。内审的资料需提交管理评审。内部审核的记录需分发各部门。具体参照归档的内审资料。

1.8 FLC-OP-20《数据分析与持续改进管制程序》

1.8.1每月的5日各部门需提交上月的目标值月报表(格式按“质量目标统计分析报告”)予文控中心,于7日左右的周会上提出各部门的目标值达成情况,作成“会议记录表”。分各部门的目标值分析,若达标则存档提交管理评审,若不达标,则发出“改进对策依赖书”要求责任部门对策,对策的可行性予下月的目标值月报验证。

1.8.2具体的执行情况可以自己自行作成“会议记录表”,开出“改进对策依赖书”,不需真正开会,参照存档的质量会议记录表资料。

1.9 FLC-OP-21《纠正和预防措施管制程序》

1.9.1第三方(认证机构)审核时发现的不符合事项需开出“不符合事项改进报告”要求责任部门对策,并提交第三方确认。具体执行参照归档的SGS认证资料。

1.9.2内部审核的不符合事项需开出“不符合事项改进报告”。

1.9.3每月各部门的目标值未达标的需开出“改进对策依赖书”。

1.9.4每开出的“不符合事项改进报告”、“改进对策依赖书”必须登记在“纠正和预防措施跟踪表”上,予做跟踪。

1.10 FLC-OP-22《目标管制程序》

1.10.1作成“质量目标一览表”受控发行各部门。“环境目标、指标及方案一览表”待环境工程完后定出环境目标再做。

1.10.2每月各部门的质量目标值需按文件规定的格式做成“质量目标统计分析报告”交文控中心按《数据分析与持续改进管制程序》执行。

1.10.3“环境管理方案”需受控发行责任部门。

1.11 FLC-OP-23《环境因素识别与评价管制程序》

1.11.1有新项目、新制程增加等或定期的更新“环境因素调查表”、“环境因素清单”、“环境因素评价报告”、“重大环境因素清单”。当环境工程完工后或其它污染项目有改进时,“重大环境因素清单”应随情况更新。

1.12 FLC-OP-24《法律法规管制程序》

1.12.1不定期的收集或更新法律法规与“法律法规清单”。

1.13 FLC-OP-28《危险化学品管制程序》

1.13.1收集有效的危险化学品MSDS受控发行至责任部门,并检查各部门的执行情况。

2.0追踪各部门管理体系执行情况之工作

2.1各部门的文件存档情况,受控文件的最新版本正确使用,包括各部门的存档文件、现场张挂的文件等。不定时的到各部门巡查,发现不符合。所有受控文件除了需提供给顾客或作成顾客监查册子可复印,一律不得看见有影印的文件在使用。按《文件和资料管制程序》执行。

2.2各部门记录存档情况,包括装订成册、成箱等,及记录的储存环境与期限。按《记录管制程序》执行。

2.3每月各部门的教育训练按年度计划执行情况。按《人力资源管制程序》执行。

2.4各部门机器设备的使用、点检、保养情况。按《设备管制程序》执行。

2.5相关方的开发、监查、管理等情况。按《相关方管制程序》执行。

2.6生产部门的生产过程的流程执行情况,日报表等。按《生产和服务提供过程管制程序》执行。

2.7产品的标识和可溯性情况,从物料的进料标识开始至出货的标识。按《产品的标识和可追溯性管制程序》执行。

2.8顾客财产(一般指金型)的登录、管理情况。按《顾客财产管制程序》执行。

2.9产品防护情况,先进先出的执行等。按《产品防护管制程序》执行。

2.10检测设备的校正等情况。按《监视的测量装置管制程序》执行。

2.11产品的监视和测量情况,从进料、首件、巡检、入库、出货整个流程执行。按《产品的监视和测量管制程序》执行。

2.12各部门纠正和预防措施的执行情况,要验证对策的有效性。按《纠正和预防措施管制程序》执行。

2.13“相关方要求一览表”的作成情况。按《法律法规管制程序》执行。

2.14能源和资源的月报表的执行情况。按《能源和资料管制程序》执行。

2.15废弃物的执行情况。按《废弃物管制程序》执行。

2.16“危险化学品清单”的作成情况,与“仓库化学品仓库巡查记录表”的执行情况。按《危险化学品管制程序》执行。

2.17消防等应急准备与响应的执行情况,如消防的点检情况等。按《应急准备和响应管制程序》执行。

2.18每次顾客监查时,与品证课结合按顾客监查表作出监查资料册子,顾客监查后由品证课完成报告,此报告需提交一份至文控中心存档予顾客工程监查夹子,备管理评审用。

3.0未完成之事项追踪之工作

3.1 8月22日外审的两项不符合事项安排培训,追溯执行的日期,发出“教育训练申请/通知单”与作成“教育训练记录表”交行政组存档(DCC-070808、DCC-070809)。对观察项的追踪结案,按“追踪表”执行(DCC-070810)。

3.2从ISO9001认证至今每次的不符合项与观察项的改进、执行情况追踪。

3.3关于LOT的管理办法,先用“内部联络单”的形式发出执行的计划与实施过程,经过一段时间的执行后,若没问题就修订“LOT管理作业指导书”,若效果不佳则修订方案。方案跟文件的规定大同小异,参照DCC-070501

4.0未尽事宜请拔打 与我联系。
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这样子叫很细致?一般罢了!
我刚到这家公司三个月,前一任DCC文员就让我见识了细致这个词,不仅告诉别人怎么做,还有找哪个部门的谁谁谁去做,在做的过程中要注意什么东西。坦白讲,您的这一些东西在质量手册里就应当显示出了。
不过当您提到当别部门需向文控中心借阅文件时,需在“物品借用登记表”上登记。这个物品登记应当是文件借阅登记吧,与物品混在一块查询文件外借事宜方便吗?

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