浅谈首末次会议

首次会议
首次会议是现场审核的开端,是审核组全体成员与受审核方领导及有关人员共同参加的会议.首次会议由审核组长主持,向受审核方介绍具体内容及方法,并协调、澄清有关问题.到会人员要有签到记录.小型组织中的内部审核,首次会议可简单地包括对即将实施的审核的沟通和对审核性质的解释,

1. 首次会议的目的

a.传达并落实审核计划;
b.简要介绍审核采用的方法和程序;
c.建立审核组与受审核方的正式联系;
d.提出并落实审核有关要求;
e.澄清并协调有关审核问题.

1. 首次会议的要求

a.建立审核活动的风格;
b.准时、简单、明了,会议以不超过半小时为宜;
c.获得审核方的理解并得到支持;
d.由审核组长主持会议;
e.参加首次会议的人员应包括:审核组全体成员、高层管理者(必要时) 、受审核方负责人或代表及主要工作人员等.

1. 首次会议的内容

a.会议开始. 参加会议人员签到,审核组长宣布会议开始.
b.人员介绍. 审核组长介绍审核组成员及分工,受审核部门介绍将要参加陪同工作的人员.受审核部门重要人物未到场时,应询问原因;
c.申明审核目的,范围和准则.明确审核的目的、审核准则和审核将涉及的部门、场所或岗位;
d.传达审核计划.审核计划(特别是审核日程)应征得受审核部门的最后确认,一般情况下,审核计划不宜作大的调整.
e.实施审核所用的方法和程序.强调公正客观立场,说明审核是一个抽样过程,有一定局限性,但审核将尽可能取其有代表性的样本,使得审核的结论公正;说明相互配合是审核顺利进行和获得公正结论的重要条件,提出不合格项报告的形式等.
f.阐明澄清有关问题. 对有疑问的问题进行澄清,交流双方关心的具体问题,确定末次会议的时间、地点及出席人员等;
g.确认审核组和受审方之间的正式沟通渠道;
h.确认已具备审核组所需的资源和设施,包括落实后勤安排.必要时,应对办公、交通、就厅作出安排.
I.确认审核组工作时的安全事项、应急和安全程序;
j.确认向导的安排、作用和身份;
k.报告的方法,包括不符合的分级;
l.关于审核的实施或结论的申诉系统的信息;
m.会议结束. 以审核组长的致谢结束会议.

1. 首次会议的注意事项

a.首次会议应准时开始、准时结束,通常时间不应超过半小时;
b.会议应围绕主题,简明扼要;
c.规模较小、时间较短或常规性内部审核,可不开首次会议,有关问题可以通知审核形式代替,即使召开首次会议,上述内容及环节可视具体情况增删;
d.首次会议应致力于建立一个良好的审核”风格”和”氛围”;
e.与会人员签到,审核组长发现受审核部门的重要人物未到场时应询问原因;
f.审核目的、范围和计划一般不在首次会议上作更改,较小的计划变更是允许的;
g.向导和观察员的作用和职责:向导和观察员可以与审核组同行,但不是审核组成员,不应当影响或干扰审核的实施;
受审核方指派的向导应当协助审核组并且根据审核组长的要求行动.他们的职责可包括:
-----建立联系并安排面谈时间;
-----安排对场所或组织的特定部分的访问;
-----为审核组提供支持;
-----可代表受审核方见证审核活动;
-----其它职责.如确保在现场审核员知道有关安全和保安方面的要求.审核员注意确保向导不施加过分的影响或进行干预.
h.强调在审核所安排日程(时间)段中,被审核部门负责人应在场.


末次会议

现场审核以末次会议结束.末次会议是审核组、受审核方领导和有关职能部门负责人员参加的会议.

1. 末次会议的任务

a.向受审核方介绍审核情况,以便他们能够清楚地理解审核结果,并予以确认.
b.报告审核发现(重点在不合格项)和审核结论;
c.提出后续工作要求(纠正措施、跟踪审核等)
d.结束现场审核.

1. 末次会议的内容

末次会议由审核组长主持,首先审核组对受审核方在整个审核期间的合作表示感谢,要真诚具体,但不必声势很大,过分热情.与会者应签到.
a.重申审核目的、范围和准则.考虑到参加末次会议的人员不一定参加过首次会议,审核组长应重申;
b.强调审核的局限性.审核是抽样进行的,存在一定风险.但审核组已昼量使这种抽样具有代表性,使审核意见具有公正性;
c.宣读不合格项报告(可选择主要部分);
d.提出纠正措施要求.审核组向受审核方提出采取纠正措施的要求,包括确定纠正措施的时间,完成纠正措施的期限,验证纠正措施的方法等.
e.宣读审核意见.审核组长宣布审核意见,并说明审核报告的发布时间、方式及其它后续工作要求;
f.受审核方领导表态,并对纠正作出承诺;
g.会议结束,审核组表示感谢.

1. 末次会议的注意事项

a.末次会议不仅是第三方审核结束时的一个重要会议,也是内部审核结束时的一个重要会议,不能省略.但在小型组织的内部审核中,末次会议可以只包括沟通审核发现和结论.
b.末次会议的重点应围绕着不合格项提出纠正措施及要求.
c.审核结果、意见所涉及的重要部门和人员应到会,以便实施纠正.所有到会的人员应签到.
d.末次会议的召开时间是在审核计划中确定,应该保持审核风格和良好的氛围,”准时开始、准时结束”,会议时间通常为1小时.受审核方想延长会议时,可满足其正当要求.末次会议切忌拖沓,发生争执.审核组长见已达到末次会议目的后,应坚决而有策略地予以”关闭”.
e.末次会议应有会议记录,并保存,记录应包括到会人员的签到.
f.有些不合格项受审核方已在末次会议前采取了纠正措施,经审核员验证也较满意,可不在会上提出或在会上表示满意态度.
g.末次会议应适当肯定受审核方取得的成功经验和好的做法,不要一味谈问题.
h.宣读不合格项报告或对审核方不利的结论时,应充分准备,选择适当措辞,防止陷入”僵局”.
I .所有的审核都具有一定的不确定因素.由于审核是利用有限资源在有限时间内开展工作,因此审核期间所收集的信息不可避免地只是建立在可获得信息的抽样基础上.所以这就导致了所有的审核都具有一定的不确定因素,审核结论的使用者应对这种不确定性加以关注.
j.在末次会议之前审核组应进行内部商议,以便:
-------- 评审所有审核发现;
-------- 达成一致的审核结论;
-------- 讨论审核的跟踪措施.
k.审核组和受审核方应当就有关审核发现和结论的不同意见进行讨论,并尽可能予以解决,该讨论最好在末次会议举行前.如果未能解决,应当记录所有意见;
在末次会议上,双方可就提出的纠正和预防措施计划的时间表达成共识.