电子文档取代纸质文件进行文件控制的探讨

质量管理体系实施的过程中，建立、实施和维护质量体系文件是必不可少的步骤，但在许多建立质量管理体系的公司中，如何维护体系文件，在文件的更改、更新、增加过程中，确保文件的的有效性是一个令人头痛的事情，主要体现在：

1、每一次文件更改、更新、增加都可能会涉及对多份文件进行更新、回收作废文件，做文件发放回收记录。举例：某公司某文件进行了修订，现需对各部门和岗位10份该文件进行更换，再加上发给管理层各位老总的文件，文件控制人员可能要跑十几个地方进行更换和回收，同样也要做十几个文件发放回收记录，大量的精力和时间都浪费在这上面了。

2、公司里不是每个管理层和中层领导都对文件控制程序十分清楚和尊重，有时可能会出现一些不经过文件控制部门就进行更改、发布、复制体系文件的行为，或文件因保管不善出现丢失，这就些都会造成公司质量体系文件的混乱，同样也要耗费文控部门人员大量的精力和时间来检查、纠正和重新整理更新，但错误往往还是层出不穷。时间一长，文件控制人员四处灭火，疲惫不堪。各部门文件的使用人员也由此对质量体系失去信任感。

3、文件复印量大，纸张和打印成本高。一般的中小公司可能都会有7-10个部门，再加上管理层各位老总的，体系文件就要发十几份（也想过不给他们发文件，可是发现往往他们在这方面很介意，一般还是给他们了，呵呵，不能得罪啊）。再加上要发到各岗位的三级文件，动辄就是几千张纸。每次文件修订和增加同样也要消耗不少纸张，打印和复印的成本很高，工作量也大。有时我都怀疑我们公司的复印机就是这样玩完的（搞了三年质量管理体系，没取得什么成绩，复印机倒作掉两台，真是对不起公司啊）

随着电脑普及的程度越来越高，公司一般各部门都有多台电脑，并组成了公司的局域网，有的公司甚至建立了OA办公系统，无纸化程度已经很高。因此，越来越多的公司开始对质量体系文件电子版的应用与控制方法加以关注和探索。但通过我对一些公司在文件电子版用以取代纸面文件的应用与控制方法的了解，都还存在一些问题和不足：

1、过分简单。有些公司将体系文件在局域网上仅简单作只读共享，再声明一下禁止随意复制和更改就完事了。这种方法颇有点革命靠自觉的味道，并不能真正防止电子文件的随意复制、流动、更改、打印，达不到文件控制的目的。以这种方法取代纸面文件是不可取的，只是一种偷懒行为。

2、成本昂贵。有些公司是花大钱购买了成熟的电子文件安全发布系统，可有效的控制文件的浏览、更改、审批、更新权限，并采用文件加密，数字签名等手段确保电子文件的有效性和真实性。但动辄十几、几十万的代价及专用服务器等成本是许多中小公司老总一般不予考虑的。

因此，我们有必要探索出一条相对可靠，成本又可以接受的体系电子文件控制方案来，一方面取代大部分的纸质文件使用，以消除文件控制过程中存在的控制繁琐、效率低下及体系文件混乱现象。

在此，我向合位大侠请教，有没有 成熟的质量体系文件电子版发布控制的方法？？？