文件作废的问题

我们公司的程序文件里是这样规定的**“4.6.3文件更改批准后，由文件归口部门管理员实施更改。文件更改时注明更改标记和更改生效日期，修改后的纸面文件按本程序4.5.1的规定发放，同时收回作废的旧文件；
4.6.4 文件经十次更改或文件需经大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。
4.6.5 作废的纸面文件由文件管理员按“文件发放/领用表”收回并记录，经管理者代表批准后由文件管理员负责统一销毁。销毁前需填写“文件销毁清单”，在实施销毁时起码应有两人同时在销毁现场。”

1.现在我要修改供方程序文件，但是我的文件发放领用表上是把《程序文件汇编》作为一个个体的。
那我这个作废要怎么做？总不能把一整本程序文件汇编都作废吧。回收记录要怎么填呢？
2.销毁是一收回来就销毁呢，还是保存多久再一起销毁？