ERP的六大风险

ERP的六大风险
王玮冰 2002-5-28


ERP实施是有风险的，按柳传志的说法就是“上ERP是找死，不上ERP是等死”，“前车之鉴，后世之师”只有善于总结失败经验，就可以规避风险，也许下一个成功案例就会是您。

ERP失败的声音不绝于耳。像任何有利可图的事情一样，ERP项目本身注定存在风险。但是只要对风险加以合理的控制和管理，大多数企业应该可以顺利地走过钢丝。奥维德在《爱的艺术》中对恋人们有一个忠告：仅凭在夜晚昏暗的烛光下形成的印象，最好不要做出命运攸关的决定。在深陷爱河之前，他建议恋人们要在白天明亮的阳光下再细细地看一眼自己心爱的人。寻求ERP支持的企业也是如此，一些关于规避失败风险的经验，或许就是阳光。


　　需求风险：“头脑发热”时不要低估风险


　　1998年，业务蒸蒸日上的深圳高时石材公司有了依靠一套ERP系统来支持企业运营的迫切需要。公司上下对此非常重视，各部门都被发动起来调查需求。经过一段时间考察，高时石材选择了国外某ERP软件，代理并实施软件的是国内一家著名IT企业。据知情人士透露，当时，这个合同包括三个项目：购买ERP软件9万美元；购买系统需要的主机和网络设备5万美元；IT实施服务70人次，每人次每天500美元。
　　类似的引进ERP初衷颇具代表性。在海外工作18年，在国内也呆了5年的普华永道运营和系统风险管理服务部中国区总负责人刘祖新感受很深：“国内企业近年来发展太快，管理模式跟不上。所以，很多企业容易采取这样的方式，希望借引进ERP来尽快改变管理和业务流程上的落后状态。”
　　在他看来，这种想法可以理解，但最应该警惕。因为这种时候容易低估实施的风险。此外，一些出于攀比心理和竞争需要匆忙上马ERP的企业，更易缺乏对ERP的透彻认识和准备。
　　SAP上海分公司总经理张雪峰也告诉记者，在国外，企业通过ERP系统来固化若干年形成的出色生产管理实践。而在国内，这个过程正好相反，很多企业希望短时间内消化引进具有现代管理思想的ERP，这需要充分考虑实施的难度。
　　显然，ERP不是简单的管理“电子化”，也不是为企业上一套辅助管理的计算机软件系统，投入一定的资金，购买计算机硬件、应用软件和相应的技术服务，就能确保系统正常运行，就能获得应有的效益。


　　准备风险：你有“驾照”么


　　入世以来，越来越多的国内企业进入依靠ERP来提升企业竞争力的具体运作阶段。但驶上ERP的“快车道”，考取管理规范的“驾照”，是最基本的资格。
　　刘祖新说，普华永道最近遇到的客户经常是：准备上ERP，并已经签订了购买ERP软件的合同。但在普华永道的提醒下，才意识到企业的管理模式和业务流程还处在旧的不甚科学的阶段。在这种情况下，企业做出的ERP规划和选择，其效果必定要大打折扣。如果要将这个任务转到ERP实施过程中完成，则可能延长实施时间，并加大实施的风险，这也是许多ERP项目折戟沉沙的主要原因所在。
　　一位业内人士透露，在他了解的一些失败项目中，因为企业管理不规范透明，导致需求不明确，使供应商在具体实施中备受困扰，以至项目无法继续下去。
　　“不能全指望ERP来引进最好的管理模式和业务流程。”刘祖新认为，企业上ERP最合适的步骤是：“应该首先将企业管理体系和业务流程规范好，然后做出一个符合企业长远发展目标的ERP系统需求分析，在这个基础上选择一个好的供应商，再甄选合适软件。”
　　“完整意义上的ERP需求分析不单指企业目前的需求。”刘祖新强调，“应该包括企业现有的、应该有的和未来发展需要有的一切需求。”这样充分的需求分析，企业只有在规范了管理和流程后，自己或借助咨询伙伴的力量才能做出。


合同风险：鸡棚和狐狸的命题


　　高时石材公司的ERP项目实施了1年半，两次上线均告失败，最基本的原料库存都无法实现，生成的报表也中英文混杂，根本无法阅读，只好被无奈地搁置一边，寄予的期望和企业上下投入的无数心力付诸东流。
　　“那时我们经常加班加点工作，有时在国外出差的公司老总也经常为了项目飞回来开会。”高时石材公司IT部门负责人痛惜所付出的努力。
　　2000年中，她认真地展开了项目失败的调查。在同国内由同一家供应商实施相同ERP软件的六七家企业代表座谈后，这位负责人发现，80%的企业都承认项目失败，尽管各有各的原因，但都对供应商有一致的指责：供应商实施人员对软件不熟悉，缺乏经验，使被实施企业在ERP实施方面走了很多弯路。至此，高时石材公司和其中的北京三露厂决心向供应商提起诉讼，要求经济赔偿。
　　对照一些项目失败后企业自咽苦果而言，这个比较激进的解决方式后来发展的结局耐人寻味。同样对供应商提出质疑，三露厂一年后获得诉讼和解，拿到了一定赔偿，但高时石材公司的诉讼裁决至今还杳无音信。知情人士说，差别的原因可能在于，高时石材当时实施ERP的心情迫切，出于对供应商名气和软件的充分信任，以对方提供的“标准合同文本”确认了双方的义务与责任。而三露厂签订的则是经过双方讨论制定的详细合同，并由三露厂法制办公室负责监督合同的履行情况，为后来的诉讼提供了充足的支持。
　　这是类似狐狸和鸡棚的命题——你不会让一只狐狸来设计鸡棚的开关控制装置。所以，也不应听从供应商制定的游戏规则。
　　关于签订项目合同，还有另一“经典”案例。1998年前后，一家福建企业实施ERP之前，同供应商签订了被称为“空前绝后”的有“一寸半厚的”合同及附本，详细列出了企业的需求和供应商的承诺。在项目进行半年、供应商被证明无法履行承诺后，这家建材企业单方中止了合同，避免了更大的损失，供应商亦无言退出。


　　管理风险：项目小组的角色菜单


　　企业作为实施IT项目的主体，通常设立一个小组来主持项目的进行。作为ERP项目的“动力引擎”，该小组成员的素质及行动能力是保证项目顺利进行的重要因素。
　　刘祖新说，这个项目小组起码要有两类人员构成。一类是业务和财务人员，负责了解企业的业务需求，另一类则是IT人员，负责了解软件能够实现的功能。不同的角色在IT实施过程中发挥着不同的作用，并承担各自的责任。在一本由美国管理协会(American Management Association)出版的《如何购买信息技术》的书中，作者提供了一个帮助企业以合理的合同条款和公道的价格得到适用的信息技术的项目小组角色名单，包括：业务人员(使用人员)，明确企业面临的商业挑战和机遇，确定供应商提供的软件是否能有效地产生商业价值；技术人员，了解技术上的其他有关选择，证明产品适合于在公司的IT环境中运行，并使这些产品正常地运行起来；财务人员，负责判断一项交易是否具有成本效益，是否与公司的策略相一致；谈判人员，识破推销商的销售策略，尽可能达成最优惠的合同条款和价格协议；行政管理人员，制定规则，监控实施情况
选择风险：发现它，还是找到它


　　在众多IT厂商的游说下，企业ERP项目小组容易陷入无所适从的境地。本着对投资巨大项目的慎重态度，他们会找一些业内学者、专家或者合作伙伴来共同参谋，仔细对竞标厂商进行考核。
　　但其中有一些需要注意的问题。首先，一些偏重ERP理论但缺乏实践的“伪专家”也许会误导选择。
　　其次，对竞标厂商的考核需要一定的策略，掌握合适的进退尺度。适度的竞争对企业有利，但是过度的竞争只会导致两败俱伤。许多集成商和咨询公司抱怨企业竞标的步骤越来越繁复，投标成本也越来越高。为了能够中标，厂商通常安排最有经验的工程师做售前顾问，而选择经验较少的顾问甚至刚刚毕业的大学生去做系统的实施，以降低成本。这样在招标时，客户的确会遇到很多高水平的专家。但是一旦中标，他们会发现厂商的实施能力和投入的热情会比竞标时逊色很多。此外，一些真正有实力的IT厂商也许因为企业苛刻的价格和过高的要求望而却步。


　　合作风险：管理咨询要不要


　　对大多数企业来说，利用IT系统实现管理创新和效益不是长项。他们通常要对自己不很懂的IT项目，承担责任，做出决策并保证成功。在企业和IT供应商之间出现的IT管理咨询服务正是为帮助企业作好IT分析和决策而出现的。北京用友软件公司总经理郭新平去年末曾撰文指出，IT管理咨询能帮助企业做好信息化规划，选择适当的软件并规避实施中的风险。“但就目前国内市场情况来看，企业对IT管理咨询方面的需求并没有预期的那么旺盛。”
　　需求未必没有，但表现“不旺盛”或许有两个原因，一个是项目规模较小，企业认为不必要专门咨询；另一个是畏惧高昂的咨询费。一些企业的变通做法是找一家业内知名的供应商来提供软、硬件和实施服务。
　　郭新平也认为，如果企业建设的只是一个几十万元甚至几万元的项目，就没有必要请IT管理咨询顾问。刘祖新的观点则是，管理咨询无疑能提供专业经验和广阔视野，但不是必须的步骤，企业如果有能力自己做好需求分析，再请管理咨询公司做一点把关工作，就能付出相对少的咨询费用，却有相当好的效果。
　　刘祖新注意到，近两年来许多企业在ERP实施了一段时间后，请普华永道做ERP实施过程中的项目管理，或者同时进行项目的风险控制。这是因为企业在ERP实施过程中发现了一些自己和实施商都容易忽略的问题——有的步骤不对，有的关键步骤没有，或者有的信息没有共享，从而影响了项目的进行。
　　在实施ERP前，企业会认为，供应商将合适的软件按照需求安装好，系统就能正常运转。然而，这类似于供应商给你建设了一道非常坚固的防火墙，如果你没有一个好的管理体系，就无法控制和实现这道防火墙的防范功能。比如，对于ERP特定环节上的密码使用，企业往往在ERP使用了一段时间后，出于内部控制和安全的考虑，才意识到需要有一套密码的使用机制，包括密码的长度、更换周期、用户控制、备份控制等，供应商未必会提示这些具体应用方法，但有经验的咨询人员就能了解这些“控制点”所在，会在项目实施中要求供应商设计在系统中，避免以后意识到问题再回头修改系统配置。此外，在ERP项目执行过程中，如果项目隐藏了缺陷，企业往往难以察觉。IT咨询顾问的作用就在于，指出项目中的“控制点”，提供解决方法，控制ERP实施中的风险。
　　在人们熟知的风险管理中，除去内部审计风险管理和金融风险管理外，运营和系统风险管理大约10年前在国外出现，主要是通过企业IT系统的优化，依托风险管理和内部控制体系，实现对IT系统实施的支持，包括：帮助企业选择最合适的ERP软件来满足企业的需求；在ERP实施中，进行项目管理，对ERP项目的风险进行控制；ERP实施后，进行审计和评估。
　　在国内，运营和系统风险管理需求主要是近两年才开始出现的。凭借国外10多年经验积累，国外的大管理咨询公司在这方面有一定的优势。目前，国内的一些管理咨询公司和IT供应商也已开始关注这块业务。


　　北京市三露厂的ERP诉讼

　　1998年3月，北京市三露厂引进国外某ERP软件，并和其代理——国内一著名IT厂商签约购买软硬件和实施服务，合同要求项目1998年10月完成，开始试运行，1999年1月起正式运行。
　　在随后的ERP实施阶段，出现一些无法解决的问题，项目一再被拖延。首先是系统汉化不彻底，系统操作界面和使用手册翻译晦涩；其次，系统提供的后台报表和采集数据的方式不符合国内的财务制度和需求习惯，系统提供的数据不是业务需要的，以至具体业务人员拒绝使用这套系统。当时，三露厂的计算机管理中心一度要自己将厂内的业务数据录进这套ERP系统中运行。在销售部门，原来的信息管理系统和这套ERP系统一直并行。直到2000年1月，三露厂计算机管理中心改造了一些相关功能，才相对改善了这套ERP系统比较尴尬的运行状态。
　　在延迟了两年的实施中，实施商一直无法给实施中出现的技术问题提出满意的解决方案。北京市三露厂发现，软件实施商对软件不熟悉，没有按照标准流程实施，也无力对系统进行满意的二次开发。在项目在一再延期后，该实施商甚至从国外找来了软件原厂商来做实施，解决一部分问题。
　　2000年12月11日，面对一直被拖延的项目和实施商无法克服的技术缺陷。北京市市三露厂向北京市崇文区法院经济庭对其软件实施商提出诉讼。共计开庭7次，历时15个月。2002年春节前，北京市三露厂和其实施厂商达成庭内调解，对方向北京市三露厂赔偿了200万元人民币的经济损失。