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【征文:我参与的改善项目】变更控制流程优化

变更控制:change Control,这个范围广着了。有了受控,就要控制变更,在我们产品设计,质量监控过程中提的特别多。我这里要讲一个案例,关于公司产品变更控制流程的优化,已经三年多了,可运作上算不上成功,这个事件还在持续改善中,给我最大的感慨,一个好的流程需要一个好的流程负责人,偶尔想起这个案例,我会笑笑。


一、背景&问题描述
我们是小家电制造公司,零件的采购成本是成品中很重要的一部分;一个成品,零件几十、上百不等,零件淘汰或者优化升级事情屡见不鲜;客户要求、消费者意见、产品自发改进,从工程方面带来的产品变更需求也络绎不绝。

我们量产的产品变更事情真的很多,哭爹喊妈最惨的算采购部,每次她们都苦着脸像老板抱怨,“什么工程部不合作,变更一个零件拖几个月,采购成本优势都没了;什么品管部测试太慢,收货标准和供应商不一致......”,我们品管部也有意见,生产部更有意见,变更带来得材质不稳定,返工现象明显占很大比例。


二、原因分析& Team
根本原因,我们没有一个好的有效的变更控制流程。在老板号召下,品质经理主导,体系组参与,工程、品质、采购等一起组建变更流程优化Team。


三、目标
老板意思很明确,各部门鼎力协作,配合采购快速完成变更过程。


四、调研
这个流程优化的具体工作落实到我们体系组,当时体系组还只有我一人,可怜的娃,需要查资料,找采购,找IQC,找QE,找工程人员逐一沟通。收集情报是必不可少的动作。这里我没用虾米质量工具,白纸、黑字、笑脸就上了。

可参考资料:
1)变成控制程序,有,但非常简单。没有可操作的表格,就工程部发ECN,采购部发PCN而已;
2) 群众心声:
采购部-----变更零件有时工程部找不到负责人;都要找工程部老大,他又很苛刻;
IQA----经常收到样板,又不知道是干嘛的,我们还有大把事情呢;
工程部----我们怎么没及时帮他们处理了?!今天一个变,明天一个变,自己都搞不清楚还变?!
品质经理-----没有标准,我们就卡住,不收货。
市场部-----变更也太慢了,一个包材要一个月,客户很有意见啦。
.........
总之,给我意见的人很少,抱怨很多,我理清自己的思路,找老大一起商议,拟定初步流程然后再与TEAM一起评估。

五、流程优化与评估
1)流程优化:变更分三大步骤
a)变更申请与审批 b)变更可行性验证与分析 c)变更实施与跟进
2)设计三大表格
a)变更申请与审批表,内含变更申请者、变更分类、变更原因及背景、可参考资料、涉及产品、零件名称、期望完成日期、部门审批、变更小组例行检查表、品管部意见、工程部意见、相关部门意见、品质经理审批、工程经理审批
b)变更验证计划,内含变更验证方案,测试项目,成功标准,人员、时间期限,产品放行等注意事项
c)变更总结报告,对验证计划的数据分析和总结,包括工程、品质部意见
3)拟定变更控制操作指引,包括相应的流程,流程包括:流程、负责人、表格、注意事项

以上内容,品管部内部先过关,然后与工程、采购一起协商,自家可以随便批评,不能在外面丢脸啊,哈哈。
评估会上,采购、工程没有太多意见,我们一面提供文件,一面提供填好的表格实际例子,真材实料,大家都好说。
唯一有争议,就是变更验证的成功标准问题,谁说了算?!哈,相应工程师说了算。

会议很圆满,我很开心,可我错了。越圆满的会议,越暗示的不和谐的来临,一些风险和实际可操作性东东没有提及。

六、流程试运行和改善
流程开始试运行了,表格也清晰,却总卡壳。原来上下流程没有衔接人,我们公司企业文化可没有那么好,什么下道工序是客户观念不理你,老子就是大爷,老子忙得狠,要样板你自己来拿.....

总结经验,我们品管部安排一名专人跟进变更流程,哪里卡壳了就哪里报出来,谁没按时完成任务,就揪出谁,流程中有不清楚的就培训谁,变更任务两周总结一次,尽量提高效率。风风火火搞了几个月,流程跟进人火气大了,因为变更内容、变更参与人素质参差不齐,态度不一。我有时安慰变更跟人,这就像搞项目,需要协调和跟进,很锻炼人的,忍忍,加油干,大家熟悉了就好了。

唉,再过阵子,流程跟进人跑路了,换新人,又做不了多久。我很纳闷,流程有了问题自然也会找到我,我一直在看,一直在思考。忍不住了,真想自己上,可我毕竟没有上,我总认为,编曲填词的不一定自己去唱,导演不一定自己去做男1号。

实践证明,自己不亲力亲为,是我流程优化没有真正成功的一个原因之一。

后来,我跳出圈子思考:到底什么变更一直大家都不满意的原因:
产品标准是核心,从新零件认可时,就应当建立全面的产品标准,这些产品当然必须有效保存,给后续变更提供更多参考意见。
我们公司三来一补二十多年,一直都是按客户图样生产和采购,零件不少是客户指定,在工程系统中就缺乏系统的零件认可模块。

我黯然伤神,工程这个骨头不好啃啊。找他们沟通过几次,提出零件认可流程,冷言冷语,不理不睬,要搞你们品管部自己搞去。

优化过的流程总比没优化好,日子在过,工作在做。


七、新的变化
流程一直被监控,一直被检讨,一直在追求进步,也一直差强人意。电子软件管理平台应用越来越普及,公司已经开始上PMD,开始上ERP,这些系统管理变更的逻辑更严密,据说它们能很好替我们做好管理。
会不会有效果呢,我们拭目以待。


八、感悟

在有改善文化的公司,改善应该只是小儿科,再平常不过的事情;没有这种文化的话,一些改善或许是非动不可才提出来,自发管理,自我管理需要土壤。

老钻讲“任何一个流程,任何一个职责都不是单一体系作用的结果,而是多个体系共同需要的结果,否则就只能脱节,失败。 文化是内核,财务,运营,人力,这三个是经济基础,质量体系是上层建筑,不能反其道而行,质量体系靠学标准是建立不起来的,那只能混证书。”

改善与改革有程度上区别,改善可能会是挠痒痒,改革可能要掉脑袋滴。不管改善成功与否,边走边看,边看边悟,天天向上,持续进步吧。

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murphy
murphy

电动牙刷制造,专注五金材料采购,小五金产品外发业务,如弹簧,玩具轴等

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  • 发布时间: 2011-10-08 12:00
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